Quels critères utilisez-vous pour choisir une suite bureautique ?
Quelles sont les suites les plus couramment utilisées Société et pourquoi ?
Quelles sont les suites les plus appropriées pour différents Profils (individus, TPE, étudiants et enseignants) ?
Que valent les solutions gratuites ?
J’essaie de répondre à toutes ces questions Dossier spécial. Il vous aidera à mieux comprendre les enjeux, espérons-le, et des décisions éclairées, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
Critères pour choisir une suite bureautique
Avant de vous lancer, il vaut mieux identifier ce qui compte vraiment à vos yeux. Voici les principaux aspects à examiner lors du choix d’une suite Office :
- Gamme d’applications et de fonctionnalités
- Disponibilité sur différents supports : ordinateur, mobile, web
- Compatibilité avec votre environnement logiciel (système d’exploitation, applications annexes)
- Facilité de déploiement et de maintenance
- Expérience utilisateur, prise en main
- Politique tarifaire
- Gestion des formats ouverts et propriétaires (ODF, OOXML, SVG, MathML…)
Les attentes ne sont pas les mêmes selon qu’on parle d’une grande entreprise ou d’un particulier. Même au sein d’un même secteur, les priorités varient énormément selon la taille de la structure ou le profil utilisateur.
Dans la suite de cet article, chaque profil aura droit à ses pistes de choix.
Le cloud devient la référence en entreprise
Pour continuer à se développer sans perdre en efficacité, une entreprise, et c’est encore plus vrai quand elle prend de l’ampleur, doit composer avec cinq grandes exigences :
- Collaboration : partage de documents, gestion du travail d’équipe, réunions à distance, échanges avec des partenaires dispersés…
- Mobilité : accès au travail depuis n’importe où, sur différents appareils, avec ou sans connexion
- Sécurité : contrôle des accès, authentification, protection contre les menaces, sauvegarde, gestion des droits
- Évolutivité : capacité à adapter facilement ses outils au nombre d’utilisateurs ou à la croissance de l’activité
- Disponibilité : garantir un service opérationnel 24h/24
Mettre en place, faire évoluer et maintenir une telle infrastructure demande des ressources techniques et financières considérables. C’est ici que le cloud s’impose, en déléguant une bonne part de la complexité aux géants du secteur comme Microsoft, Google ou Amazon. Eux seuls peuvent garantir ce niveau de fiabilité et de service.
Grâce au cloud, les applications se libèrent des contraintes matérielles et s’intègrent de plus en plus dans un espace de travail connecté. Mais cela ne signifie pas la fin des logiciels de bureau : au contraire, ils évoluent pour collaborer avec cet environnement en ligne.
Le cloud en chiffres
En 2018, Bitglass, société de la Silicon Valley, a mené une étude sur 135 000 organisations à travers le monde pour analyser l’adoption des solutions cloud de productivité, suites Office incluses.
Bilan : l’essor du cloud n’a jamais été aussi flagrant. L’adoption des services cloud par les entreprises s’envole.
Les suites bureautiques jouent un rôle central dans cette transition vers le cloud. Elles sont devenues le cœur des environnements de travail connectés.
Suites Office dans le Cloud
Les principales suites bureautiques sont désormais disponibles en version cloud, enrichies de services complémentaires. Microsoft et Google, mais aussi OnlyOffice, proposent toute une gamme de solutions hébergées.
Google a ainsi fait le choix radical, via G Suite, de miser uniquement sur les applications web, sans logiciel à installer.
OnlyOffice, de son côté, permet de choisir l’hébergement : Amazon (AWS) ou OVH Cloud pour ceux qui souhaitent garder leurs données en France.
Clouds privés
Pour les structures qui veulent garder la main sur leur infrastructure et la confidentialité des données, la solution consiste à installer un cloud privé sur ses propres serveurs.
Il existe pour cela des options libres comme OnlyOffice ou LibreOffice Online, à installer sur un serveur interne avec stockage cloud et gestion de l’authentification, comme décrit sur cette page.
Les applications web remplacent-elles les applications de bureau ?
La montée en puissance des applis web invite à se poser la question. Google n’offre que ce modèle. OnlyOffice, lui, propose une version « bureau » qui n’est en réalité qu’un habillage de ses applications web.
L’amélioration des réseaux et l’arrivée de nouveaux standards offrent une expérience utilisateur qui se rapproche de plus en plus des logiciels locaux.
Pourtant, les applications de bureau continuent d’évoluer en intégrant des fonctions avancées et de la productivité à haut niveau, difficilement égalées par les solutions en ligne.
C’est pourquoi dans certains contextes bien précis, les logiciels de bureau restent incontournables.
En parallèle, ils exploitent de plus en plus les services web pour la traduction, les modèles, le stockage et autres fonctions annexes.
La question la plus délicate : préserver la fidélité d’affichage des documents entre la version locale et la version web. Un texte modifié sur votre ordinateur doit s’afficher exactement pareil en ligne. Microsoft et OnlyOffice s’en tirent très bien, OnlyOffice prenant parfois l’avantage selon les cas.
Les deux géants du marché professionnel
Deux acteurs dominent nettement le marché des suites bureautiques en entreprise : Microsoft 365 (ex-Office 365) et Google G Suite.
L’étude Bitglass évoquée plus haut montre la progression spectaculaire de ces deux solutions dans le monde professionnel :
En 2018, plus de 56 % des entreprises utilisaient Office 365 et près de 25 % G Suite.
Office 365 affiche une croissance continue, tandis que G Suite stagne depuis 2016.
La faiblesse de G Suite : elle n’offre pas d’application de bureau, ce qui limite son adoption dans certains secteurs.
Regardons plus en détail ce que proposent Microsoft et Google pour les professionnels.
Microsoft Office
Microsoft maintient deux grands modèles :
- Versions classiques : Office 2010, 2013, 2016, 2019… Un achat définitif, principalement choisi par les PME.
- Office 365 : abonnement mensuel ou annuel par utilisateur, décliné en trois offres (Business Essentials, Business, Business Premium).
Office Maison et Petite Entreprise 2019 : la suite de bureau classique pour Windows ou Mac OS, avec :
- Outlook (messagerie et agenda)
- Word (traitement de texte)
- Excel (tableur)
- PowerPoint (présentation)
- OneNote (prise de notes)
La licence est limitée à une seule machine.
Office Professionnel 2019 : ajoute Publisher (création de supports de communication) et Access (base de données), uniquement pour Windows.
- Publisher
- Access
Office 365 : regroupe les logiciels d’Office Professionnel et ajoute, selon l’offre choisie :
- Versions web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook, permettant la coédition en temps réel
- Applications mobiles pour iOS et Android
- Services cloud : Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, Bookings, sécurité renforcée
- Exchange (messagerie pro et calendrier)
- OneDrive (stockage et partage en ligne)
- SharePoint (gestion documentaire et intranet)
- Microsoft Teams (réunions, chat, organisation)
- Microsoft Bookings (gestion de rendez-vous) et des outils de sécurité (contrôle d’accès, gestion des mots de passe…)
Un utilisateur peut installer Office 365 sur cinq appareils à la fois (PC, tablette, smartphone).
Pour comparer Office 2019 et Office 365 côté entreprise, rendez-vous sur cette page.
Les différences entre les trois formules d’Office 365 pour les sociétés sont présentées ici.
Début 2020, Office 365 équipait plus d’un million de sociétés dans le monde, dont la majorité aux États-Unis, d’après Statista.
G Suite
G Suite est uniquement disponible en cloud. Contrairement à Microsoft 365, Google ne propose pas de logiciel de bureau.
Tout le portefeuille d’applications G Suite repose sur quatre piliers : collaboration, stockage, communication, gestion.
Voici un aperçu des applications incluses dans G Suite :
- Gmail (messagerie)
- Agenda
- Hangouts Chat (messagerie sécurisée d’équipe)
- Hangouts Meet (visioconférence, avec kit matériel disponible)
- Docs (traitement de texte)
- Sheets (tableur)
- Forms (création de formulaires)
- Slides (présentation)
- Sites (création de sites web)
- App Maker (développement d’applis sans code)
- Keep (notes et tâches)
- Jamboard (tableau blanc collaboratif)
- Drive (stockage et partage de fichiers dans le cloud)
- Search G Suite (recherche avancée)
- Vault (archivage et exportation d’informations)
- Gestion des appareils mobiles
La plupart de ces outils sont également accessibles sur smartphone et tablette, Android ou iOS.
G Suite existe en trois formules : Basic, Business et Enterprise. Retrouvez les détails sur cette page.
Les alternatives crédibles à Microsoft Office sur le bureau
Les suites capables de rivaliser sérieusement avec Microsoft Office côté logiciel de bureau sont peu nombreuses. Deux sortent du lot :
WPS Office
Développée par la société chinoise Kingsoft depuis 1988, WPS Office compte plus de 300 millions d’utilisateurs actifs chaque mois, aussi bien particuliers qu’entreprises ou administrations.
WPS Office tourne sur Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS, et propose quatre applications : traitement de texte, tableur, présentation, et gestion de PDF.
L’offre se décline en trois niveaux :
- Basic : version gratuite pour le grand public
- Pro : abonnement annuel ou licence « à vie »
- Premium : abonnement mensuel ou annuel avec options avancées
La compatibilité avec les formats Microsoft et Google est assurée.
Pour comprendre pourquoi WPS Office apparaît comme la meilleure alternative à Microsoft Office sur le bureau, consultez cet article.
LibreOffice
Le projet OpenOffice.org, lancé en 2000 par Sun Microsystems, visait à concevoir un concurrent libre à Microsoft Office. Il a donné naissance à OpenOffice.
Après la version 3.3 en 2011, le projet s’est scindé :
- Apache OpenOffice, soutenu par la fondation Apache
- LibreOffice, développé par The Document Foundation et une large communauté
Ces deux suites existent pour Windows, Mac OS et Linux. Il existe aussi une version Android, Andropen Office (oui, le nom ne s’invente pas).
OpenOffice et LibreOffice sont largement utilisés dans les administrations, écoles et universités, car ils sont open source et reposent sur le format ODF, mais gèrent aussi l’OOXML de Microsoft.
À noter : OOXML (Office Open XML) a été mis au point par Microsoft et est désormais standardisé.
Fonctionnalités proposées par OpenOffice et LibreOffice :
- Writer (traitement de texte)
- Calc (tableur)
- Impress (présentation)
- Draw (dessin)
- Math (formules mathématiques)
- Base (base de données Firebird ou HSQL)
LibreOffice peut être enrichi via des extensions et des plugins.
OpenOffice n’est plus vraiment développé et finira par disparaître. Plus d’infos ici.
LibreOffice, lui, bénéficie toujours d’une communauté active : nouvelle version tous les six mois (mars et septembre).
En 2018, LibreOffice revendiquait 200 millions d’utilisateurs selon Wikipédia, dont un quart d’étudiants. Il n’existe toutefois pas de statistiques précises sur l’adoption en entreprise.
Avis personnel : À mon sens, LibreOffice souffre de deux points faibles : une compatibilité moyenne avec Office, et une ergonomie qui ralentit la productivité par rapport à ses concurrents.
Leurs limites
Ni LibreOffice ni WPS Office ne couvrent tous les besoins des entreprises. Il manque par exemple des modules de messagerie, d’agenda ou de réunions en ligne. Il faut donc ajouter d’autres outils, libres ou propriétaires, mais l’intégration reste moins fluide que dans une suite unifiée (copier-coller, gestion des formats, liens inter-applications…).
Les challengers en ligne
Sur le web, certaines suites Office sont intégrées à des plateformes de gestion de projet ou de CRM.
WPS Office, en revanche, n’a pas vraiment percé sur ce terrain. Sa version web reste limitée et loin du niveau atteint par les ténors du marché.
Pour des alternatives crédibles en ligne, Zoho Docs et surtout OnlyOffice retiennent l’attention, avec des fonctionnalités innovantes et gratuites.
Changer de suite bureautique : un véritable défi
Faire migrer une grande organisation d’une suite bureautique à une autre (surtout d’une solution payante à une option gratuite) peut vite tourner au casse-tête. Plusieurs points ne doivent pas être pris à la légère :
- Coût d’intégration de la nouvelle suite dans l’écosystème informatique existant
- Risques de perturbation ou d’indisponibilité liés à la migration
- Impact sur les habitudes de travail
- Besoin de formation des utilisateurs
Suites bureautiques pour particuliers et TPE
Chez les particuliers et les très petites entreprises, la collaboration, la mobilité ou la communication prennent beaucoup moins de place qu’en entreprise.
Souvent, les fonctionnalités avancées (base de données, publipostage, simulation financière, emprunt…) sont très peu exploitées. Des outils comme Access, Power Pivot ou le solveur resteront inutiles pour la plupart.
En revanche, la question du prix (notamment pour les étudiants) et de la simplicité d’utilisation devient primordiale. C’est là que les options gratuites prennent tout leur sens.
Panorama des solutions gratuites
Voici les principales suites à explorer sans rien débourser :
- Office Online de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote en version web)
- Google Docs, Sheets, Slides et Forms (applications web Google)
- OnlyOffice (version web gratuite)
- WPS Office et LibreOffice (logiciels de bureau gratuits)
Les offres payantes
Microsoft reste l’unique éditeur à proposer une suite payante à destination des particuliers et des TPE avec Office 2019 ou Office 365.
Le contenu de chaque offre est détaillé sur cette page.
Pourquoi choisir une version payante quand on est un particulier ?
- Continuité avec l’environnement professionnel : utiliser la même suite qu’au bureau évite une double phase d’apprentissage et permet de tirer parti de ses acquis.
- Un plus sur le CV : maîtriser la suite Office, omniprésente dans les entreprises, reste un atout lors d’un recrutement.
- Usage avancé dans certains métiers : dans la comptabilité, l’administration ou le secrétariat, l’usage de Word et d’Excel est souvent incontournable. Les jeux de styles et rubriques facilitent grandement la mise en forme des documents.
- Possibilité d’acheter à prix cassé : on trouve régulièrement des promotions sur Office 2019 (parfois sous 15€ la licence) et des réductions attractives sur Office 365 (-25%).
Points forts d’Office 365
Office 365 va plus loin que la version 2019 sur plusieurs aspects :
- L’offre famille permet d’équiper jusqu’à 6 personnes, chacune pouvant installer Office sur tous ses appareils et se connecter sur 5 appareils en même temps.
- Chaque utilisateur bénéficie de 1 To d’espace de stockage gratuit sur OneDrive.
- Fonctionnalités améliorées dans OneNote (voir ce détail) et accès à Sway
- Évolutions logicielles en continu : plus besoin d’attendre la sortie d’une nouvelle version majeure, Office 365 s’actualise régulièrement.
En mars 2020, Office 365 affichait 258 millions d’utilisateurs mensuels, preuve de sa popularité.
Solutions adaptées aux étudiants et enseignants
Les besoins des étudiants et des enseignants rejoignent ceux des particuliers et des TPE.
Microsoft a développé une offre spécifique pour favoriser la collaboration entre enseignants et apprenants.
WPS propose son offre Pro gratuitement aux étudiants et aux enseignants.
Dans bien des cas, une simple inscription via son établissement suffit pour accéder à ces offres.
Les outils peuvent ensuite être utilisés gratuitement à la maison.
Quels abonnements sont proposés ? Regardons de plus près.
Office 365 Éducation
Office 365 Éducation se décline en trois formules pour les établissements :
A1 : accès 100 % gratuit aux applications web (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et à de nombreux services cloud :
Voici les principaux services inclus :
- Exchange pour la messagerie et l’agenda de l’établissement
- OneDrive pour le stockage et le partage de fichiers
- SharePoint Online pour la gestion électronique de documents et la création d’intranet
- Microsoft Teams pour le travail collaboratif (réunions, chat, organisation), remplaçant Skype for Business
- Sway pour la création de contenus sur tous supports
- Forms pour enquêtes et questionnaires, résultats exploitables dans Excel
- Stream pour la diffusion de vidéos en interne
- Flow pour automatiser des tâches ou notifications entre applications
- PowerApps pour créer des applications personnalisées
- School Data Sync pour synchroniser les données scolaires
- Yammer, réseau social d’entreprise
Des fonctions avancées de OneNote facilitent aussi la collaboration pédagogique (voir cette page).
A3 : offre un accès supplémentaire aux versions installées du logiciel, ainsi qu’à Publisher, Access et Bookings.
A5 : ajoute Power BI et des outils avancés de sécurité et conformité.
Tous les détails et tarifs sont disponibles sur cette page.
Tarifs WPS Office
L’édition Premium de WPS Office propose :
- Outils de conversion PDF avancés (PDF vers Word, etc.)
- Fusion et séparation de PDF
- Modèles en ligne pour tous types de documents
- Utilisation sur neuf appareils (3 PC et 6 mobiles)
- 20 Go de stockage cloud offert
Au final
Le choix d’une suite Office façonne la dynamique et l’efficacité d’une structure. Pour une entreprise, ce choix engage l’avenir, structure les habitudes et détermine la productivité collective.
Pour un particulier ou une petite structure, il reste plus simple de changer d’outil en cas de besoin. Mais la gratuité ne fait pas tout : l’ergonomie, la compatibilité et l’écosystème pèsent lourd dans la balance.
Si cet article vous a éclairé, partagez-le autour de vous. C’est ainsi que le savoir circule et, qui sait, que d’autres feront des choix plus avisés.
Et vous, quelle suite bureautique avez-vous adoptée ? Qu’est-ce qui a motivé votre choix ? Dites-le en commentaire et faites avancer le débat.
