5 avantages de la photocopieuse numérique en entreprise

La photocopieuse est ce matériel de travail qui permet la reproduction identique de documents sur un support papier. Selon le principe de fonctionnement, nous distinguons les photocopieuses analogiques et les photocopieuses numériques. En entreprise, la photocopieuse numérique semble incontestablement être la plus adaptée et nous vous en donnons les principales raisons.

La photocopieuse numérique est multifonctionnelle

La photocopieuse numérique, dès son avènement, a subi une série d’innovations technologiques et offre davantage de fonctionnalités très pratiques pour le travail en entreprise. Basée sur une technologie laser, laquelle balaie l’image à reproduire, la scanne et la reproduit, la photocopieuse numérique peut être équipée de fonctions d’impression, de scannage et d’envoi par fax. Elle a donc le mérite de combiner les services de différents types d’appareils, et offre ainsi une alternative économique et un gain de temps dans les tâches quotidiennes.

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La photocopieuse numérique peut être connectée

Contrairement aux modèles analogiques, la photocopieuse numérique peut être connectée au réseau interne de l’entreprise, et donne ainsi la possibilité de l’apparier à tous les ordinateurs disponibles. Une seule photocopieuse peut donc être utilisée par tous les employés, ce qui la rend davantage économique pour l’entreprise, en l’exonérant de payer plusieurs photocopieuses analogiques individuelles.

La photocopieuse numérique peut également se connecter à internet. Ainsi à travers la fonction scan-to-mail, vous avez la possibilité de scanner un document et de l’envoyer directement dans une boite mail. Quel gain de temps !

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La photocopieuse numérique donne une qualité d’impression meilleure

Le fonctionnement de la photocopieuse numérique est basé sur le balayage du document par un faisceau laser, lequel est une garantie de précision. Cela permet de produire une qualité d’impression meilleure à la photocopieuse analogique, laquelle est basée sur le principe de la xérographie classique.

Le modèle numérique répond donc aux exigences des entreprises qui ne désirent que la qualité sur tout ce qu’elles produisent. Par ailleurs, la photocopieuse numérique a la capacité d’effectuer un volume important de copies sans bugger.

La photocopieuse numérique est munie d’un disque dur et est programmable

Les avancées technologiques apportées dans la conception des photocopieuses numériques sont en train de faire de ces machines de véritables ordinateurs, toujours dans le but d’avoir plus d’options et de confort dans l’utilisation.

C’est ainsi que les copieurs numériques disposent de disques durs, permettant le stockage de données en vue d’un objectif ultérieur. Aussi, vous pouvez y programmer certaines taches, effectuer des commandes à distance : ce qui fait d’elles, de véritables automates offrant toujours plus de possibilités à l’utilisateur.

Son coût ne peut plus être un obstacle à son adoption

L’obstacle majeur dans le choix de la photocopieuse numérique est son coût d’achat très élevé. Cependant, il est essentiel de noter que divers fournisseurs de photocopieuses proposent des offres de location sur une longue durée, incluant les frais de maintenance. D’autres en revanche sont spécialisés dans la vente de photocopieuses d’occasion à un prix plus abordable.

Pour rapidement obtenir des devis de plusieurs de ces sociétés afin de les comparer, vous pouvez aller visiter des plateformes spécialisées dans le domaine, comme ici. Les demandes de devis y sont gratuites et vous pouvez y retrouver d’autres détails intéressants concernant les photocopieuses numériques.

La photocopieuse numérique est plus écologique

En plus de ses avantages économiques, la photocopieuse numérique est aussi un choix environnementalement responsable. Les modèles les plus récents sont équipés de technologies avancées qui permettent une consommation d’énergie moindre et une utilisation des ressources plus optimisée.

La plupart des nouvelles photocopieuses comportent aussi un mode veille automatique qui active l’appareil seulement lorsqu’un utilisateur souhaite l’utiliser. Cette fonctionnalité peut réduire considérablement la consommation d’énergie en période d’inactivité.

Certains fournisseurs proposent même des solutions efficaces pour recycler les cartouches d’encre et éviter ainsi leur accumulation dans les décharges publiques. En diminuant le nombre de copies nécessaires grâce à l’efficacité du traitement numérique, la photocopieuse numérique contribue à minimiser le gaspillage papier et donc indirectement à préserver nos forêts.

De cette manière, nous pouvons constater que passer au modèle numérique représente non seulement un gain financier mais aussi une prise en compte véritable de notre impact sur l’environnement.

La photocopieuse numérique est plus sécurisée pour les données confidentielles

Au-delà des avantages économiques et environnementaux, la photocopieuse numérique est aussi plus sûre pour les données confidentielles. Les entreprises qui manipulent des informations sensibles doivent être extrêmement vigilantes quant à la sécurité de ces données.

Or, le risque de divulgation involontaire d’informations confidentielles est considérablement accru lorsqu’il s’agit d’une photocopie traditionnelle. Effectivement, il peut arriver que l’utilisateur oublie de récupérer sa copie sur l’appareil ou qu’un tiers accède aux documents originaux pendant leur manipulation.

En revanche, avec une photocopieuse numérique, il est facile de mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux copies imprimées. Par exemple, certains modèles permettent un contrôle d’accès par identification utilisant une carte magnétique ou un code PIN.

La fonctionnalité ‘Impression sécurisée‘ permet aussi à l’utilisateur d’envoyer son document depuis son ordinateur personnel et de ne pas avoir besoin de rester devant la machine lors de l’impression. Le document est envoyé par voie électronique et reste stocké dans le système jusqu’à ce que l’utilisateur soit prêt à venir chercher sa copie en personne après authentification.

L’introduction des solutions numériques réduit donc considérablement les risques liés au traitement manuel des documents papier et assure ainsi une meilleure protection contre toute violation potentielle des informations sensibles contenues dans ces documents.